¿Cómo obtener el modelo de certificado de ingresos en Colombia?

Cuando eres un trabajador independiente en Colombia, uno de los documentos que son obligatorios para mantener actualizada tu declaración de renta es el Certificado de Ingresos y Retenciones; este se expide normalmente para un período fiscal. La compañía para la que trabajas es la que se encarga de emitirlo, de forma que la misma entidad hace el análisis de todos los pagos y pendientes que puedas tener.

¿Qué es el Certificado de ingresos?

El certificado de ingresos y retenciones, también conocido por sus siglas CIR, es un documento quemuestra la información de los pagos y descuentos que ha obtenido un trabajador en un período de tiempo. Este papel corresponde al ejercicio fiscal anterior, es decir, desde el primer día del mes de enero hasta el 31 de diciembre del año que precede.

Este es un documento que tiene 74 renglones que son supervisados por la empresa, sin embargo, también el trabajador debe mantenerse atento al contenido del mismo, ya que sus pagos y retenciones van a reflejar la relación laboral entre ellos. Este procedimiento legal permite que se siga velando por la seguridad fiscal colombiana, de manera que se mantenga protegido el orden económico público.

Otra de las denominaciones que puedes encontrar de este papel es: Certificado de Ingresos y Retenciones para Personas Naturales Empleados. Este contiene la información del año de retención precedente, es decir, del período fiscal.

Función

La función que tiene este documento legal es controlar o crear un régimen que permite organizar las rentas de trabajo y pensiones durante un año, es decir, el período fiscal que hemos mencionado anteriormente.

Estas herramientas detallan toda la información de pagos que ha hecho una compañía a un empleado, en respuesta al ejercicio laboral que ha brindado. Esto va a incluir los montos pagados de seguro social con referida retención en la partida practicada.

¿Cómo expedir el Certificado de Ingresos?

Hay muchas entidades que tienen esta carta laboral de ingresos en un formato digital, de forma que los trabajadores puedan adquirirlo con mayor facilidad. Esta modalidad de descarga desde plataformas virtuales está integrada con las actividades que involucran al departamento de Recursos Humanos, de manera que el formulario esté preparado y actualizado.

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Hay muchos casos donde el documento se puede obtener por medio de los portales en línea. Se puede descargar siguiendo los pasos que te vamos a explicar a continuación:

  1. Primero, vas a entrar a la página web que corresponde a la entidad donde trabajas como empleado, en caso de ser una compañía pública.
  2. Cuando te encuentres dentro de la página, vas a hacer la consulta por medio del menú en la alternativa que dice Pagos y Servicios”.
  3. En cuanto hayas ingresado a la siguiente opción, vas a hacer tu proceso de gestión en Servicio de Tesorería”.
  4. Una vez allí, debes acceder a consultas en Certificado de Descuentos y Retenciones”.
  5. Dentro del portal, vas a hacer clic en el botón que dice Genere su Certificado”. Para obtener el documento tienes que completar unas preguntas de validación, es decir, tendrás que llenar unos espacios que tendrán que ver con la fecha inicial y final del período fiscal o de relación laboral, además de las retenciones y descuentos en ese plazo de tiempo.
  6. Podrás elegir el tipo de reporte que deseas acceder, ya sea detallado o solo consolidado.
  7. Si ya has completado toda la información, vas a generar el Certificado de Ingresos en un formato PDF.
  8. Se va a abrir una nueva ventana que te permitirá archivar el documento, solo tendrás que hacer clic en Guardar”.

Ahora bien, este documento es sumamente importante en el aspecto legal de la relación laboral entre una empresa y el empleado, es por ello que se ha desarrollado esta forma sencilla de tramitarlo. Sin embargo, no es la única manera, ya que el individuo puede expedirlo en la misma entidad donde trabaja, para que así, lo pueda recibir firmado y diligenciado.

Modelo de la Certificación de Ingresos

A continuación, vamos a presentarte un modelo de certificado de ingresos para independientes, donde podrás tener una visión más clara sobre cómo luce este documento:

modelo certificado de ingresos

¿Qué debe contener el Formato?

Hay varios datos que son importantes colocar en el formato de la certificación de ingresos, estos son los indicados a rellenar en el documento. Abarca desde la vida personal hasta las actividades adicionales del empleado.

Estos datos son los siguientes:

  • El número que le fue asignado por el agente que emitió el certificado.
  • El nombre y apellido completo del contribuyente.
  • Se tendrá que indicar si el retenedor es una persona jurídica o una sociedad.
  • El NIT, es decir, Número de Identificación Tributaria y Dígito de Verificación.
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Cuando nos referimos a la información del empleado, hay que ingresar:

  • Los nombres y apellidos.
  • El número de identificación del empleado.
  • La localidad, departamento, ciudad, municipio y código del lugar donde se realizó la retención.
  • El momento en que se emitió.
  • El tiempo que se comprende en el certificado.
  • Colocar el número de sucursales que son subsidiarias de la compañía retenedora.
carta laboral de ingresos

Otro de los datos que hay que incluir del trabajador o pensionado es los honorarios, servicios, enajenación de activos, las rifas y apuestas, además de las deudas vigentes hasta el período fiscal específico.

Ahora bien, en cuanto a lo que se refiere al supuesto de los ingresos, la persona tendrá que incluir el valor de los pagos que le ha realizado la compañía a su cuenta personal. Se deben especificar los conceptos de estos en conjunto del monto total y transparente de las retenciones realizadas.

Los aportes se comprenden como los obligatorios por salud, pensiones, el valor de la retención en la fuente por rentas de trabajo, además que se debe especificar el nombre del empleador.

Por otro lado, la persona empleada debe colocar cuántos individuos son dependientes directos del sueldo, en especial aquellos que son menores y los que pasen la tercera edad.

¿Los contadores pueden expedir un certificado de ingresos?

Normalmente, las personas que son profesionales en el ámbito de la contaduría pública expiden los certificados de ingresos, ya sea con intenciones financieras o legales.

Como bien podemos notar en las actividades que se relacionan con los contadores públicos, según el artículo 2 de la Ley 43 de 1990, estos profesionales tienen facultades para organizar y llevar control de contabilidad, asesorar en el área tributaria y gerencial, además de realizar revisoría fiscal. Por otro lado, también pueden expedir certificaciones sobre estados financieros y de libros contables.

De acuerdo a lo antes mencionado, vemos que estas personas están preparadas para emitir este tipo de documento.

Cuando se realiza un certificado de ingresos por medio de un contador público, estamos hablando de que un profesional va a verificar objetivamente la información y documentos que ha acumulado la persona natural. De esta forma va a concluir si las mismas son viables o no, es decir, si cumplen con las características requeridas por los estándares internacionales.

En caso de que los soportes no se encuentren acorde a esta condición o si el contador no ha encontrado la forma de concluir en la veracidad de los datos, entonces la prioridad del profesional de contaduría será abstenerse a realizar el certificado de ingresos.

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Por la parte que respecta a la persona natural, su prioridad se concentra en suministrar todos los datos que le permita mostrar lo legal y cierto que es su registro de movimientos financieros, de manera que el contador público pueda estar seguro de la información.

El contador público debe encargarse de supervisar que el desarrollo del certificado de ingresos y retenciones se realice con total éxito. Tendrá que verificar qué tipo de datos está certificando y relacionar los soportes de la fuente de esta información.

Esta clase de certificaciones son fundamentales, es por ello que deben mantenerse actualizadas. Es importante recalcar que, las empresas que no generan este documento recaen en sanciones que se resumen en un 5% del valor en pagos que no haya emitido previamente.

¿Quiénes no presentan la declaración de renta?

Hay personas que están exentas a presentar la declaración de renta, los casos son los siguientes:

  • En caso de que su patrimonio al período fiscal del 31 de diciembre de no exceda de 4.500 UVT (Unidad de Valor Tributario).
  • Que el empleado haya obtenido ingresos mayores a 1.400 UVT para el año gravable.
  • No responder por impuestos en las ventas o del gravamen nacional de consumo.
  • No tener montos mayores a 1.400 UVT en consumos de la tarjeta de crédito en el año gravable.
  • Si su consumo en el año gravable no superó los 1.400 UVT.
  • El monto total entre trámites en entes financieros durante el año gravable no pasa los 1.400 UVT.

¿Qué sucede si no se emite este certificado?

Esta clase de certificaciones son fundamentales, es por ello que deben mantenerse actualizadas, es una buena forma de mantener una salud legal y laboral sana.

Por ello que es importante recalcar que, las empresas que no generan este documento recaen en sanciones que se resumen en un 5% del valor en pagos que no haya emitido previamente. Esto se explica en la ley 1819 del año 2016 y el término para responder por un cargo es de un mes.

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